Triển khai thực hiện mô hình trong cải cách hành chính về “Hướng dẫn, tuyên truyền tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ thủ tục hành chính trực tuyến qua cổng dịch vụ công của tỉnh” tại Bộ phận một cửa UBND xã Tân Xuân; ngày 18/6/2024 UBND xã Tân Xuân ban hành Kế hoạch số 52/KH-UBND về Triển khai thực hiện mô hình "Tổ hướng dẫn người dân nộp hồ sơ trực tuyến" trong giải quyết thủ tục hành chính xã Tân Xuân.

Việc triển khai thực thực hiện tốt mô hình “Tổ hướng dẫn người dân nộp hồ sơ trực tuyến” trong giải quyết thủ tục hành chính xã Tân Xuân nhằm nâng cao tỷ lệ tổ chức và người dân tham gia dịch vụ công trực tuyến, dễ dàng tiếp cận và sử dụng các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4 đã được UBND tỉnh công bố. Nhằm tiếp tục đẩy mạnh, công khai, minh bạch trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính; nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức và người lao động trong thực thi công vụ, trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác cải cách hành chính để phục vụ người dân và doanh nghiệp; tiết kiệm chi phí, thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện các TTHC theo quy định; hạn chế tối đa việc công dân trực tiếp đến cơ quan hành chính khi không cần thiết.

UBND xã đã thành lập tổ“Tổ hướng dẫn người dân nộp hồ sơ trực tuyến” thực hiện mô hình trong cải cách hành chính về “Hướng dẫn, tuyên truyền tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ thủ tục hành chính trực tuyến qua cổng dịch vụ công của tỉnh” tại Bộ phận một cửa UBND xã Tân Xuân, gồm có 12 thành viên bắt đầu đi vào hoạt động từ tháng 6/2024; Hàng ngày bố trí 1-2 thành viên đều đặn mỗi buổi từ 7h30p, thành viên của tổ có mặt tại bàn hướng dẫn và trực tại bộ phận một cửa để tuyên truyền, hướng dẫn người dân.

Mỗi thành viên của tổ có nhiệm vụ trực, tuyên truyền và hỗ trợ giúp nhân dân hiểu về lợi ích của ứng dụng dịch vụ công trong giải quyết thủ tục hành chính, đồng thời phối hợp công chức chuyên môn nâng cao chất lượng hoạt động mô hình một cửa, một cửa liên thông tại xã. Ban đầu khi tổ chức công dân đến liện hệ giải quyết giấy tờ, hồ sơ TTHC thì hướng dẫn và kiểm tra xem họ đã mang đầy đủ giấy tờ khi yêu cầu giải quyết một loại giấy tờ hay thủ tục hành chính chưa; sau đó thực hiện các bước sau:

Bước 1: Khi tổ chức, cá nhân đến nộp hồ sơ đối với các thủ tục hành chính đã được lựa chọn để thực hiện mô hình tại Bộ phận một cửa UBND xã; phối hợp với công chức chuyên môn bộ phận một cửa xã:

  a) Kiểm tra hồ sơ giấy tờ của tổ chức, cá nhân. Nếu hồ sơ giấy tờ đã đảm bảo đầy đủ thành phần, số lượng hồ sơ và tính hợp lệ theo quy định thì cán bộ, công chức tiếp nhận và trả kết quả phải Scan hồ sơ, giấy tờ để chuyển đổi thành hồ sơ điện tử.

 b) Đăng nhập Cổng dịch vụ công của tỉnh để nộp hồ sơ trực tuyến giúp cho tổ chức, cá nhân:

+ Trường hợp tổ chức, cá nhân đã đăng ký tài khoản dịch vụ công trực tuyến: Đề nghị tổ chức, cá nhân đăng nhập vào tài khoản để thành viên đội tình nguyện tiếp nhận và trả kết quả thao tác, nộp hồ sơ điện tử.

 + Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa đăng ký tài khoản dịch vụ công trực tuyến: Hướng dẫn tổ chức, cá nhân tạo đăng ký tài khoản (hoặc hỗ trợ tạo đăng ký giúp) và đăng nhập vào tài khoản để công chức, người hoạt động không chuyên trách tiếp nhận và trả kết quả thao tác, nộp hồ sơ điện tử (Hoặc hướng dẫn công dân, tổ chức đăng ký tạo tài khoản, đăng nhập vào tài khoản dịch vụ công trực tuyến) để thực hiện việc nộp hồ sơ trực tuyến bằng điện thoại di động hoặc bằng máy tính bảng.

  c) Giải thích, thông tin cho tổ chức, cá nhân biết, nắm rõ về cách thức theo dõi tiến độ giải quyết thủ tục hành chính, thời hạn trả kết quả và hướng dẫn, tư vấn để tổ chức, cá nhân lựa chọn hình thức trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính phù hợp (nhận tại bộ phận một cửa, nhận qua dịch vụ Bưu chính công ích).

   Khi tổ chức, cá nhân lựa chọn nhận kết quả qua dịch vụ Bưu chính công ích thì cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xã tiếp nhận và trả kết quả phải thông báo rõ mức phí dịch vụ (do tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm chi trả) và thời gian nhận được kết quả có thể kéo dài hơn so với thời gian hẹn trả (do phải cộng thêm khoảng thời gian vận chuyển bưu phẩm, bưu kiện của Bưu điện nếu có).

  Bước 2: Công chức, người hoạt động không chuyên trách xã được bố trí  tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ điện tử cho bộ phận chuyên môn, giải quyết thủ tục hành chính trên hệ thống phần mềm một cửa điện tử theo quy định đã được khai báo trên hệ thống phần mềm.

 Bước 3. Bộ phận chuyên môn tham mưu giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo quy định và gửi trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xã bố trí tiếp nhận và trả kết quả trên hệ thống phần mềm.

   Bước 4. Công chức, người hoạt động không chuyên trách xã bố trí tiếp nhận và trả kết quả cập nhật kết quả giải quyết thủ tục hành chính lên cổng dịch vụ công của tỉnh. Tổ chức, cá nhân được thông báo qua hệ thống tin nhắn SMS tự động (qua gmail lúc tạo tài khoản đăng ký) để biết và nhận kết quả theo hình thức đã lựa chọn.